Les frais de déplacement

Les textes de référence :

Principe :

Les agents territoriaux peuvent être amenés à se déplacer, pour les besoins du service. Les frais occasionnés par ces déplacements sont à la charge de la collectivité pour le compte de laquelle le déplacement est effectué.

Dès lors que ces frais sont engagés conformément aux dispositions réglementaires et autorisés par l'autorité territoriale, leur indemnisation constitue un droit pour les agents.

Le remboursement des frais de déplacement est effectué à la fin du déplacement ou mensuellement, à terme échu. Le paiement des différentes indemnités de frais de déplacement, à l'exception de l'indemnité de repas qui présente un caractère forfaitaire, est effectué sur présentation d'un état de frais et de toutes pièces justifiant de l'engagement de la dépense.

L'administration peut toutefois assurer directement la prise en charge de ces frais.

Bénéficiaires :

Le bénéfice du remboursement des frais de déplacement est ouvert aux agents suivants :

La durée du travail des agents (temps complet, temps non complet) ou les aménagements de cette durée (temps partiel, cessation progressive d'activité,...) est sans incidence sur les conditions et les modalités de calcul des remboursements de frais ; ainsi, les indemnités perçues à ce titre restent dues au taux plein sans proratisation.

Prise en charge des frais de déplacements liés à des missions temporaires :

Définition :

Est considéré en déplacement temporaire, l'agent qui se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale. A cette occasion, l'agent peut prétendre à la prise en charge :

La résidence administrative est la commune sur laquelle se situe, à titre principal, le service où l'agent est affecté.
La résidence familiale est la commune sur laquelle se situe le domicile de l'agent.

Conditions générales d'ouverture du droit à la prise en charge des frais de déplacement :

L'ordre de mission : ce document doit préciser l'objet, le lieu, la date et le mode de transport utilisé avec le cas échéant la classe autorisée ; pour les agents effectuant des déplacements réguliers, l'ordre de mission peut comporter plusieurs missions ; dans ce cas, il doit préciser la durée de validité ( durée maximale de 12 mois), la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et moyens de transport.

Cliquez pour télécharger le modèle d'ordre de mission

L'état de frais : ce document doit être joint à l'ordre de mission pour le mandatement des indemnités

Indemnisation des frais de déplacement :

Condition d'utilisation du véhicule personnel à moteur :

L'usage du véhicule personnel pour les besoins du service est possible sur autorisation de l'autorité territoriale lorsque l'intérêt du service le justifie.

Lorsqu'un agent est autorisé à utiliser son véhicule personnel pour les besoins du service, l'autorité territoriale doit s'assurer qu'il a personnellement souscrit une police d'assurance garantissant de façon illimitée sa responsabilité propre et celle de sa collectivité employeur. La police d'assurance doit, en outre, comprendre l'assurance contentieuse.

Le financement du complément d'assurance, éventuellement dû, est à la charge de l'agent, ce complément étant, en principe, compensé par les indemnités kilométriques versées à l'occasion des déplacements ; l'agent ne peut prétendre, en outre, ni à une indemnisation des dommages subis ni à la prise en charge du surcoût résultant d'un accident.

Modalités et taux d'indemnisation :

Déplacements effectués en dehors de la résidence administrative de l'agent : versement d'indemnités kilométriques calculées en fonction du type de véhicule, de la puissance fiscale et du nombre de kilomètres parcourus.

Déplacements effectués fréquemment à l'intérieur de la résidence administrative : versement d'une indemnité forfaitaire annuelle, sous réserve d'une décision de l'assemblée délibérante, et dans la limite du montant fixé par arrêté ministériel.

Cliquez pour télécharger le modèle de délibération

Ces indemnités ne peuvent être versées cumulativement pour un même déplacement ; toutefois, elles sont cumulables avec les indemnités de repas et de nuitée.

Cas particulier : application de ces dispositions dans le cadre d'une structure intercommunale.
Une structure intercommunale qui, comme un CIAS, comporte plusieurs lieux d'affectation des agents (ces agents ayant plusieurs bénéficiaires répartis sur plusieurs communes), peut fixer plusieurs résidences administratives pour faciliter le règlement des frais de déplacement.

Chaque agent ou groupe d'agents se verra ainsi affecter une résidence administrative spécifique en fonction de son périmètre d'intervention. Dans ces conditions, les frais de déplacement seront indemnisés de la manière suivante :

Frais annexes : les frais de péage d'autoroute, les frais de stationnement du véhicule, les frais de taxis ou de location de véhicules, peuvent également être remboursés quand l'intérêt du service le justifie, sur présentation des pièces justificatives

Indemnisation des frais engagés par l'utilisation des transports en commun :

L'agent peut être amené, pour les besoins du service, à utiliser différents modes de transport en commun (train, avion...) ; le choix entre ces derniers s'effectue, en principe sur la base du tarif le plus économique et le plus adapté à la nature du déplacement.

Prise en charge des frais de nourriture et de logement : l'indemnité de mission

Les frais de nourriture :

une indemnité forfaitaire de repas est versée (quel que soit le montant réel de la dépense) sans que les agents aient l'obligation de fournir un justificatif de paiement attestant de l'effectivité de la dépense.

Les frais d'hébergement :

une indemnité forfaitaire d'hébergement, dont le montant est fixé par l'assemblée délibérante dans la limite d'un taux maximal.

Pour une durée limitée, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte des situations particulières, l'assemblée délibérante peut décider d'instaurer des règles dérogatoires permettant le versement d'indemnités de mission supérieures aux montants fixés règlementairement, sans pouvoir conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée.

Indemnisation des frais lors de formation :

Principe : l'agent public, appelé à suivre une action de formation, bénéficie de la prise en charge de ses frais de déplacement lorsque la formation est en relation avec les fonctions exercées (formation d'intégration, de professionnalisation, professionnelle continue) ou en vue d'accéder à un emploi d'avancement (préparation aux concours ou examens professionnels)

Ces indemnités ne devront pas être versées par la collectivité employeur si l'agent bénéficie déjà d'une prise en charge de la part de l'établissement ou du centre de formation.

Indemnisation des frais pour la participation aux concours et examens :

Principe : L'agent appelé à se présenter aux épreuves d'admissibilité ou d'admission d'un concours, d'une sélection ou d'un examen professionnel organisé par l'administration, hors de ses résidences administrative et familiale, peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport entre l'une de ses résidences et le lieu de convocation. Cette prise en charge est limitée à un aller-retour par année civile ; il peut être fait exception à cette limitation dans le seul cas où l'agent se présente à des épreuves d'admission d'un concours

Cotisations et fiscalité :

Principe : les dits remboursements ne sont imposables ni socialement, ni fiscalement ; ils font l'objet d'un simple mandatement

Déplacements entre domicile et lieu de travail

Principe : les déplacements effectués entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas considérés comme des déplacements pour les besoins du service. Ils ne peuvent donc pas donner lieu à indemnisation.

Dérogation : Les collectivités territoriales et leurs établissements publics doivent assurer une prise en charge partielle du prix des titres d'abonnement souscrits par leur personnel pour les déplacements effectués, au moyen de transports publics ou de services publics de location de vélos, entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

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